Apa itu Invoice dan E-invoicing?

Kegiatan bisnis selalu mengikuti perkembangan teknologi. Jika tidak mengikuti perkembangan teknologi, tentu pekerjaan tidak akan cepat selesai. Karena, kunci utama dari bisnis adalah kecepatan dan ketepatan.

Salah satu contohnya adalah adanya toko online, dimana sekarang pembeli dapat berbelaja di suatu toko dengan sistem online. Pencatatan dan pembukuan transaksi akuntansi juga kini terdigitalisasi dengan software, sehingga lebih mudah dan akurat.

Perkembangnya teknologi juga memicu timbulnya berbagai digitalisasi dari dokumen transaksi, salah satunya adalah invoice. Secara umum, invoice adalah faktur. Yang mana dulu dibuat secara manual dengan tulisan tangan dan buku cetak. Kini, invoice pun dibuat dengan memanfaatkan teknologi terbaru sehingga muncul istilah e-invoicing.

Apa itu Invoice? Invoice adalah

Sumber: https://access.tufts.edu/using-technology-provide-electronic-invoicing-tufts

Sebelum membahas mengenai e-invoicing, akan dibahas terlebih dahulu mengenai invoice. Invoice adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan sebagai pihak penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang telah terjadi.

Umumnya, invoice dibuat dalam tiga rangkap, yang mana setiap lembar diberikan kepada pihak – pihak yang berhubungan dengan transaksi bisnis tersebut. Diantaranya pihak penjualan atau perusahaan, divisi keuangan, serta pembeli. Yang mana, di masing – masing pihak invoice memiliki fungsi tersendiri.

Fungsi Invoice adalah

Fungsi utama dari invoice adalah sebagai dokumen penagihan atas transaksi yang telah terjadi, dari penjual kepada pembeli. Hal ini terjadi apabila pembeli lalai dalam membayarkan tagihan. Sehingga, penjual berhak melakukan penagihan.

Bagi pihak perusahaan atau bagian penjualan, fungsi dari invoice adalah sebagai arsip telah terjadi transaksi antara penjual dan pembeli. Karena di dalam invoice tercatat dengan lengkap setiap detail transaksi.

Masih di pihak penjual, yaitu bagi divisi keuangan. Yang mana fungsi invoice bagi divisi keuangan adalah sebagai referensi dalam pencatatan keuangan. Hal ini penting, karena transaksi invoice juga sangat mempengaruhi arus kas perusahaan.

Sementara bagi pihak pembeli, fungsi dari invoice adalah sebagai dokumen yang dapat digunakan untuk melakukan komplain apabila barang yang dikirim tidak sesuai dengan invoice serta perhitungan harga dalam invoice tidak sesuai.

E-invoicing atau Electronic invoice adalah

E-invoicing atau electronic invoice adalah cara penagihan traksaksi dari penjual kepada pembeli secara elektronik. Untuk dapat menggunakan e-invoicing, pihak penjual harus menggunakan sistem transaksi, umumnya yang digunakan adalah sistem ERP.

Karena dibuat secara elektronik, e-invoicing dapat membuat tagihan secara otomatis dan cepat. Karena kecepatannya, tentu proses pembayaran juga akan lebih cepat.

Sumber: https://www.pymnts.com/news/b2b-payments/2017/colombia-makes-e-invoicing-mandatory-for-2019/

Kelebihan lain dari e-invoicing adalah data yang dapat disimpan dalam cloud storage. Dengan sistem cloud storage ini, penjual tidak perlu khawatir jika terjadi hal buruk pada komputer. Karena data tidak mungkin hilang meskipun komputer rusak atau mengalami kendala teknis. Selain itu, dengan sistem ini dokumen invoice akan lebih aman. Karena biasanya perusahaan pembuat software harus mematuhi PCI Security Standards. Sehingga tidak mudah dibobol oleh orang lain.

Selain itu, penggunaan e-invoicing juga dapat mengurangi kesalahan dalam pembuatan invoice. Misalnya kesalahan dalam penghitungan jumlah tagihan, karena dengan e-invoicing perhitungan otomatis langsung terkalkulasi. Termasuk juga perhitungan pajak, diskon, atau biaya lainnya.

Kemudahan ini tentunya memberikan dampak positif bagi penjual dan pembeli. Baik dalam transaksi atau dalam hal lainnya. Karena pembuatan invoice yang lebih cepat serta akurat, membuat pembeli menjadi lebih percaya dengan penjual. Jika kesan yang ditinggalkan penjual baik bagi pembeli, bukan hal yang mustahil jika pembeli akan cepat dalam melakukan pembayaran serta mau melakukan order lagi.

Jadi, mulai gunakan kemudahan dalam transaksi bisnis dengan teknologi terbarukan, supaya bisnis lebih efektif dan efisien.